Acuerdo de Encargo de Tratamiento

1. Objeto y duración

El encargado tratará datos personales únicamente para prestar, mantener, asegurar y dar soporte a Recepcionista Digital durante la vigencia de la cuenta o piloto y durante los plazos de conservación configurados por el responsable, salvo obligación legal. Finalizado el servicio, los datos se devolverán o suprimirán conforme a este acuerdo y al ciclo técnico de las copias de seguridad.

2. Naturaleza y finalidad

El tratamiento puede comprender recepción, registro, consulta, organización, transmisión técnica por canales autorizados, generación de respuestas, gestión de citas, soporte, copia de seguridad y supresión. La finalidad es prestar al responsable un sistema de recepción digital y automatización de atención.

3. Categorías de interesados y datos

• Clientes, potenciales clientes y contactos del negocio.
• Usuarios/empleados autorizados del negocio.
• Datos identificativos y de contacto, contenido de conversaciones, datos de reserva, canal, fecha/hora, estados operativos e identificadores técnicos.

No se prevé el tratamiento ordinario de categorías especiales de datos. El responsable evitará introducirlas salvo que exista base jurídica y se hayan acordado controles apropiados.

4. Instrucciones

El encargado tratará los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del responsable, incluidas las que resulten de la configuración del servicio y de las presentes condiciones, salvo obligación legal. La configuración de retención del panel forma parte de esas instrucciones: por defecto se aplican 90 días a conversaciones/contactos y 365 días a auditoría, con rangos configurables de 7 a 3.650 días y de 30 a 3.650 días respectivamente. Si una instrucción pudiera infringir la normativa de protección de datos, Connexium lo comunicará antes de ejecutarla cuando sea posible.

5. Confidencialidad y acceso

El acceso queda limitado a personas o sistemas que lo necesiten para prestar o proteger el servicio. Quienes accedan estarán sujetos a deber de confidencialidad. Las cuentas de distintos negocios se aíslan mediante controles de autorización y separación lógica de datos.

6. Medidas de seguridad

Entre las medidas aplicadas o previstas para el MVP se encuentran: cifrado en tránsito mediante HTTPS en los endpoints públicos; sesiones seguras; mínimo privilegio; aislamiento por tenant y RLS en PostgreSQL; separación de workers y proveedores; registros de auditoría; controles de idempotencia y concurrencia; copias de seguridad; y credenciales de proveedores separadas del panel y del modelo local.

7. Subencargados

El responsable autoriza con carácter general el uso de subencargados necesarios para el servicio, con obligación de informar de cambios materiales. En el estado actual pueden intervenir:

Cuando un subencargado procese datos por cuenta de Connexium, se exigirán obligaciones de protección de datos compatibles con las aplicables al encargado.

8. Transferencias internacionales

Connexium no realizará transferencias internacionales por decisión propia sin una base válida. La activación de proveedores globales como Meta puede implicar tratamientos internacionales sujetos a los mecanismos y garantías de ese proveedor. El responsable será informado del proveedor utilizado por cada módulo.

9. Derechos de los interesados

Connexium ayudará al responsable, en la medida razonablemente posible y teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, a atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación o portabilidad que afecten a datos tratados mediante el servicio.

10. Incidentes de seguridad

Si Connexium conoce una violación de seguridad de datos personales que afecte a datos tratados por cuenta del responsable, se lo comunicará sin dilación indebida e incluirá la información disponible necesaria para que pueda valorar sus obligaciones de notificación.

11. Evaluaciones y consultas

Connexium facilitará información razonablemente necesaria para que el responsable pueda evaluar las medidas del servicio y, cuando resulte aplicable, colaborar en evaluaciones de impacto o consultas a la autoridad de control.

12. Fin del servicio

A elección del responsable y salvo obligación legal, los datos tratados por su cuenta se devolverán o suprimirán al finalizar el servicio. La aplicación permite exportar los datos del negocio y el propietario de la organización dispone de una eliminación integral autoservicio protegida por contraseña actual y confirmación explícita. La supresión genera un recibo técnico sin conservar el contenido eliminado.

Las copias automáticas locales se rotan actualmente a siete días y permanecen protegidas mientras existan. Un dato suprimido del sistema activo puede persistir hasta que expire una copia ya creada y no se reintroducirá salvo que resulte imprescindible restaurar el sistema completo tras una incidencia.

13. Evidencia y auditoría

Connexium mantendrá información razonable sobre las medidas aplicadas, los cambios de configuración de privacidad y las operaciones de eliminación, y permitirá mecanismos proporcionados de verificación. Las auditorías no podrán comprometer secretos, seguridad o datos de otros clientes y se coordinarán con antelación salvo obligación legal urgente.

14. Responsabilidades del responsable

El negocio garantiza que tiene legitimación para tratar los datos que introduce o recibe mediante Recepcionista Digital, que facilita la información exigible a sus clientes, que configura adecuadamente sus canales y que comunica a Connexium instrucciones relevantes sobre conservación o restricciones especiales.

15. Prevalencia

Este acuerdo forma parte de los Términos del Servicio. En materia de tratamiento por cuenta del negocio, prevalece sobre condiciones generales incompatibles.